Para organizar um evento devemos ter muito cuidado no momento de planejar. São muitos detalhes envolvidos em diversas etapas e para isso nada como um bom check list para nos ajudar. O check list pode ser feito no papel, no computador, no quadro, etc. O importante é você conseguir organizar as ideias e as atividades para não deixar esquecer de nada, pois um simples deslize pode ser algo que lhe dará muita dor de cabeça. E para te ajudar a ter um check list simples e objetivo, mostraremos os pontos mais importantes e disponibilizaremos um modelo básico em excel caso queira fazer download.
1 – Divida seu projeto em três importantes etapas: pré evento, durante evento e pós evento. Neste momento devemos separar quais atividades envolverão as fases do evento. É onde listamos o que devemos fazer para começar até o pós evento pois que manter o network.
2 – Pré-evento: esta etapa é importantíssima! É no início que temos praticamente 80% do sucesso do nosso evento, sabe porque? Porque é aqui que fazemos o plano principal. Por isso liste os principais fornecedores e pessoas envolvidas, quais atividades deverá providenciar, quem serão os colaboradores e clientes, quando entrar em contato, fazer divulgaçãp e onde será o evento, ou seja, tudo, absolutamente tudo, caso não precisar de algum ponto depois você somente irá ajustar seu check list.
3 – Durante evento: é o grande momento por isso verifique cada ponto planejado, o buffet está completo, os promotores estão no evento, o segurança está a postos, os materiais já estão disponíveis para fácil acesso dos visitantes, etc. Confira e coordene tudo.
4 – Pós evento: faça o levantamento de todos os investimentos, feedback, engajamento do evento. O relacionamento com os novos contatos devem gerar resultado por isso é importante enviar um email de agradecimento, compartilhar esses contatos com a equipe comercial para fazer um plano de negócios.
Enfim, dê uma espiadinha no check list para mais detalhes e sucesso em seus eventos!